Definitionen

Managementsystem

Ist ein Mechanismus, der es Organisationen erlaubt, für den Erfolg wichtige Dinge zuverlässig zu erledigen und sich dabei kontinuierlich zu verbessern. Managementsysteme bündeln Aufgaben, Instrumente und Methoden der Organisationsführung einschließlich konkreter Zielsetzungen spezifische wählbarer Themen (z. B. Qualität, Datenschutz) und erleichten die Steuerung über nachvollziehbare Prozesse, Verantwortlichkeiten und die Erledigung einschließlich Nachweisführung.

Aus Sicht der Normen setzt sich der Begriff aus zwei Anteilen zusammen:

• „Management“ besteht aus „aufeinander abgestimmten Tätigkeiten zum Führen und Steuern einer Organisation“ und kann „das Festlegen von Politik, Zielen und Prozessen zum Erreichen dieser Ziele“ umfassen. Quelle: DIN EN ISO 9000:2015 3.1.1, 3.3.3
• Ein „System“ ist dabei ein „Satz zusammenhängender und sich gegenseitig beeinflussender Elemente“. Quelle: DIN EN ISO 9000:2015 3.5.1

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Bedeutung von Managementsystemen (allgemein)

Jeder existierenden Organisation mit aktuell bestehender Wertschöpfungskette kann unterstellt werden, dass diese aktuell über ein hinreichend ausgeprägtes Managementsystem verfügt. Dieses Managementsystem verdient in der Grundannahme demnach konzeptionelle Existenzberechtigung und Respekt, weil in Kummulierung der in der Vergangenheit getroffenen Entscheidungen ja eine hinreichende Balance zur Effizienz & Resilienz erreicht werden konnten.

Nun können zum einen Zustände und Anlässe eintreten, welche es notwendig oder wünschenswert machen die Erfolgsfaktoren der angewendeten Herangehensweisen, also die bisherigen Verhaltensweisen und Geheimnisse des Erfolgs möglichst transparent zu machen um eine nach objektiven Gesichtspunkten bessere Einschätzung zur Qualtität des Managementsystems zu erlangen.

Zum anderen können aber auch Zustände und Anlässe eintreten,welche es notwendig oder wünschenswert machen in das aktuell bestehende Managementsystem möglichst flexibel und kontrolliert eingreifen zu wollen oder zu müssen.

Anforderungen an Managementsysteme (normativ)

Verständnis zum Kontext der Organisation (KdO), Verpflichtung zur Aufrechterhaltung eines Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) und risikobasierte Strategie- und Maßnahmenkontrolle über interne und externe Audits.

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Tabelle: Leistungsunterstützung S24 für Organisationen

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Tabelle: Leistungsunterstützung S24 für Kleine und mittelgroße Organisationen (KMO)

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ToDo

Herangehensweise an eine Zertifizierung

Managementsysteme fokussieren abseits normativer oder branchentypischer Zwänge (z.B. Gesundheitsversorgung, Finanzindustrie, Kernenergie) frei wählbare Themen. Die Organisation kann sich an Ihren individuellen Philosophien, Werten, Leitlinien und Zielen orientieren und kann sich flexibel festlegen und bei Bedarf dann von einer fachkundigen und anerkannten Zulassungsstelle zertifizieren lassen.

Den IST-Zustand eines Managementsystems (IST-Zustand) für eine Erstzertifizierung zu dokumentierten bedeutet Aufwand, ist aber zu bewältigen. Im Grunde ist dies in allen Managementsystemen gleich und Synergieeffekte sollten genutzt werden.

Unterstützungssystem (normativ)

(DIN, EN, ISO) zuzüglich individuelle Complianceintegration

= Zertifizierung (Konformität & Stand der Technik)
+ Kontext der Organisation (KdO),
+ High Level Structure (HLS),
+ Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP),
+ (individuellle Anpassungen je nach Managementsystem)

Anschließend hält sich die Organisation dann lediglich an Ihren Festlegungen (Verbindlichkeit zum strukturierten Handeln / Planerfüllung).

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Ängste, Problemstellung und Scheitern

Die Aufrechterhaltung eines Managementsystems und dessen Re-Zertifizierung (3 Jahre) stellt Organisationen aber häufig vor große Herausforderungen, weil sich Annahmen, Anforderungen, Ziele, Prozesse und Kapazitäten der Organisation permanent ändern und diese Veränderungen in der Theorie eines zertifizierten Managementsystems erst mit sicherer Prozessierung, Dokumentation und Bewertung als konsistent etabliert gelten.

("Ist dies nicht erfolgt, kann es zu sogenannten Abweichungen kommen, welche eine Re-Zertifizierung gefährden oder die Organisation und deren Stakeholder (interessierte Parteien) dann stressen oder überlasten. Nicht selten etablieren sich diese Managementsysteme dann im Charakter eines "Papiertiger" oder überleben inklusive aller beauftragten Verantwortlichen nur als "Parallelgesellschaft", welche innerhalb der Organisation zunächst als "Hinderniss" bewertet und anschließend zunehmend folgenschwer "verfälscht" wird." Quelle: Ohne Beleg in den Raum gestellt.)

Diese Wahrnehmung oder Einschätzung geht meist weniger vom Druck des zertifizierenden Auditors, sondern entsteht häufig auch nur aus Unkenntnis ... als Missverständnis ... pipapo ... es muss nicht alles "grün (S24-Smileys)" sein ... pipapo

Tabelle: Darstellung des Kontinuierlichen Verschlechterungssprozess (KV!P)

Quelle: https://www.sachkunde24.de/de/glossar/kontinuierlicher-verbesserungsprozess-kvp/ - nur zum Spass! - Join the team ;-)

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Unterstützungssystem (interaktiv)

einschließlich kollaborierender Complianceintegration (S24)

= (Re-) Zertifizierung (Effizienz & Resilienz)
= Zertifizierung (Konformität & Stand der Technik) + Gebrauchstauglichkeit & Ergonomie (S24 - Monitor)
+ Kontext der Organisation (KdO),
+ High Level Structure (HLS),
+ Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP),
+ individuellle Anpassungen je nach Managementsystem (Auswahl Monitor)
+ Interaktives System (S24 - Monitor)

Im Gegensatz zur rein normativen Durchsetzung (Verbindlichkeit zum strukturierten Handeln / Planerfüllung) entsteht hier ein "lebendes, agiles, kollaboriendes, selbst aktualisierendes/ lernendes System"